Digitalización Certificada: Requisitos para la Obtención de la Imagen Fiel e Íntegra

En relación con el post recientemente publicado, y tal y como se adelantaba en su último párrafo, a continuación se indican los requisitos que debe presentar el sistema de digitalización para garantizar que la imagen digitalizada es fiel e íntegra a la que se encuentra en formato papel, pudiendo así prescindir por completo de este formato. Concretamente son:

• Que el proceso de digitalización sea automático en su totalidad, desde el momento en que se introduce el documento en el escáner.
• Que la digitalización sea realizada de forma que se obtenga un fichero en la memoria del sistema asociado al dispositivo de escaneo.
• Que el proceso de optimización de la imagen garantice que todos los campos y datos del documento son perfectamente legibles y válidos para su gestión.
• Que el fichero con la imagen digitalizada contenga la referencia identificativa de la homologación otorgada por la AEAT y una marca de tiempo, así como el nombre y el número de versión del software de digitalización empleado. Todos estos datos deberán ser introducidos mediante formato XMP.
• Que el fichero obtenido, con los metadatos introducidos, sea firmado con firma electrónica reconocida o mediante cualquier otro sistema de firma electrónica admitido por la Agencia Tributaria, con base en un certificado electrónico instalado en el sistema de digitalización e invocado por el software de digitalización certificada. En todo caso, es necesario calcular, de forma previa a la firma, la huella digital del documento mediante un algoritmo. El algoritmo mínimo será el SHA-1.
• Que se cumpla con todos los controles dispuestos en el Manual de Gestión de la Calidad del Software, encaminados a garantizar la integridad e identidad absolutas de la imagen digitalizada respecto a la original.

Adicionalmente, la norma establece otros requisitos, como son:

• Que el documento obtenido disponga, al menos, de una resolución de 200 ppp.
• Que la imagen digital respete la geometría originaria del documento en formato papel.
• El formato del fichero de la imagen debe ser un estándar de uso común autodocumentado y autosuficiente. Los formatos deben ser reconocidos por la Agencia Tributaria. Actualmente están reconocidos los siguientes: ISO 19005 (PDF/A); PNG; JPEG 2000; PDF 5.0 ó superior; TIFF 6.0 ó superior. No obstante, el listado puede ser aumentado por la AEAT.
• Que se garantice que la imagen digitalizada no pierde información respecto a la imagen original.
• Que la imagen digitalizada, ya firmada electrónicamente, se conserve en una base de datos documental en la que se contenga la imagen binaria del documento y los datos requeridos por el art. 62 del RD 1624/1992.

Por último, la norma establece una serie de obligaciones a los requisitos relativos al sistema de gestión y almacenamiento de los documentos digitalizados, que garantizarán el acceso y búsqueda plena de los documentos digitalizados.