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Entrevista con… Alejandra Noriega, Directora de Operaciones de OPC CONGRESS

Publicado el 10/08/2015, por INCIBE
Entrevista con… Alejandra Noriega, Directora de Operaciones de OPC CONGRESS

OPC CONGRESS es una empresa especializada en la gestión integral de congresos profesionales, desde su gestión legal y económica, la gestión de su secretaría técnica y científica, hasta la gestión de los proveedores o la creación de sus páginas webs o su promoción a través de redes sociales. Hablamos con Alejandra Noriega, licenciada en Relaciones Públicas, y Directora de Operaciones de OPC CONGRESS.

1. Su empresa organiza congresos, jornadas y sesiones de trabajo de carácter autonómico, nacional e internacional. ¿Nos podría explicar a grandes rasgos en qué consiste la organización de este tipo de eventos?

Alejandra NoriegaAún con todo el trabajo que implica la coordinación y resolución de cualquier contingencia que pueda surgir en las propias jornadas de un congreso de varios días que puede reunir hasta 8000 personas, podríamos decir que "eso es lo de menos". Este tipo de congresos tienen un trabajo previo muy importante para garantizar su éxito.

Para que se haga una idea, si por ejemplo hablamos de un congreso de 1000 asistentes, estamos hablando del orden de 90-100 ponentes, nacionales e internacionales. Además de la selección y reserva de las salas necesarias en palacios y centros de congresos para realizar las propias sesiones, con un año o dos de antelación hay que prever las necesidades de viajes y alojamiento de los asistentes, gestionar las preinscripciones e inscripciones, tanto directas como a través de empresas que colaboran con el congreso, realizar reservas de habitaciones y de restaurantes, prever necesidades de servicios de traducción simultánea, servicios de votación interactiva, servicios de identificación y control de accesos, servicios multimedia y streaming, el desarrollo y mantenimiento de las páginas web de los congresos, su difusión a través de las redes sociales, la presencia en otros congresos de la misma especialidad, envíos a sociedades científicas, y por otro lado servicios de catering, elaboración de material impreso, programas, y un largo etcétera.

Además en este tipo de congresos la presencia e interés de la industria relacionada con los mismos también es muy importante, con lo que también hay que gestionar con mucha antelación sus necesidades de espacio físico, de equipamiento auxiliar, la realización de sesiones y presentaciones comerciales paralelas, etc.

2. Por lo que veo exige una gran coordinación entre interlocutores muy variados.

Efectivamente. Por un lado la organización que celebra o patrocina el congreso, que puede ser una administración pública, una empresa privada, un colegio o asociación profesional, una fundación, etc., por otro lado asistentes, ponentes, hoteles, empresas de servicios, industria del sector, etc.

Imagine el volumen de correos electrónicos, actas, programas, contratos, acuerdos asociados, relaciones de asistentes, gestión de cobros, pagos y reservas que todo esto implica.

3. Sabe que uno de los principales objetivos de INCIBE es promover la cultura de la seguridad entre las empresas españolas. ¿Cuál ha sido su experiencia al respecto en el contexto de su sector de negocio?

Pues como PYME que somos, nuestra primera aproximación al mundo de la seguridad vino marcada por el cumplimiento de la LOPD. Pero, si me permite la expresión, decidimos "darle la vuelta a la tortilla". Lo que inicialmente era una exigencia legal que primero veíamos como una traba para nuestro trabajo, decidimos convertirlo en algo positivo para nosotros, y me explico. Decidimos convertir el cumplimiento de la LOPD y todo lo que ello implica en un valor añadido a nuestros servicios.

Además del know-how de nuestro negocio, para OPC el activo más valioso es la información que tratamos de nuestros clientes. Los datos de que disponemos de profesionales médicos, por ejemplo, tienen un gran valor, y en manos de empresas del sector pueden tener muchos usos comerciales. Por eso, nos hemos preocupado por tratarlos adecuadamente, hemos adoptado como un valor de nuestra cultura de empresa tratarlos confidencialmente, y nos hemos ocupado de trasladar a nuestros clientes ese valor, para que estén tranquilos, para que sepan que su información en manos de OPC está segura. La confidencialidad forma parte de nuestros valores como profesionales en nuestro sector.

4. ¿Cómo llevaron a cabo ese proceso de cambio?

El éxito de OPC se basaba hasta entonces en la calidad de nuestros servicios y en nuestra implicación y la personalización en la atención a nuestros clientes. A raíz de llevar a cabo nuestra adaptación al cumplimiento de la LOPD decidimos entonces que la seguridad pasaría a formar parte también de nuestros valores de empresa. Por eso decidimos invertir en tecnología. Hasta entonces trabajábamos de una manera poco organizada y muy independiente. Cada uno tenía sus plantillas de documentos o se hacía sus propias copias de seguridad, por ponerle algunos ejemplos. Decidimos adquirir un servidor de ficheros para asegurarnos que todos trabajábamos con la última versión de los documentos, se adquirió también una aplicación para el soporte a la gestión y organización de este tipo de eventos y una gestión unificada de inscripciones y reservas. Por otro lado, la empresa que se encarga del mantenimiento informático mantiene actualizados los equipos, el antivirus, y definió una política de copias de seguridad para tener la certeza de que en caso de tener algún problema podemos recuperar la información. Así estamos más tranquilos.

Somos una empresa pequeña, pero somos responsables. Protegiendo la información de nuestros clientes estamos protegiendo nuestro negocio, y reforzando nuestra imagen en nuestro sector. Tenemos muy claro que hacer las cosas bien y trabajar de una manera segura repercute positivamente en nuestro negocio, y nuestros clientes lo perciben.

Frases destacadas:

"Decidimos convertir el cumplimiento de la LOPD y todo lo que ello implica en un valor añadido a nuestros servicios."

"Protegiendo la información de nuestros clientes estábamos protegiendo nuestro negocio, y reforzando nuestra imagen en nuestro sector."