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Entrevista con… Luis Aparicio, gerente en Sistemas Documentales

Publicado el 27/07/2015, por INCIBE
Entrevista con… Luis Aparicio, gerente en Sistemas Documentales

REFERENCIA CURRICULAR

Las tecnologías de la información relacionadas con la documentación clínica y de empresa y la gestión documental aplicada, han sido su ocupación principal durante los últimos 25 años. Ha colaborado en proyectos documentales con la Sanidad Pública y Privada, con Universidades y empresas de diferentes sectores a nivel nacional. Actualmente ocupa la posición de Gerente de la empresa Sistemas Documentales. Está diplomado en ingeniería técnica industrial y cuenta con formación relacionada con tecnologías de la información recibida en USA, Alemania, Inglaterra e Italia.

 

INTRODUCCIÓN EMPRESA.

Sistemas Documentales se fundó en 1990 como oficina de servicios de microfilm: convertía el papel en microfilm en sus diferentes formatos. Con el paso de los años, el papel, sin dejar de ser importante, ha dado paso a otros soportes basados en las tecnologías actuales: CD, DVD, discos duros, Internet, Cloud.

Ahora digitalizan papel y microfilm, capturan datos de todo tipo de documentos y formatos para convertirlos en bases de datos útiles que aportan valor añadido a la gestión de la información, custodian documentos y copias de seguridad de clientes y destruyen los soportes cuando han finalizado su vida útil.

Las bases de datos científicas, la gestión documental, los gestores de referencias bibliográficas y el software para el tratamiento de datos y documentos, son productos que comercializan e integran como soluciones documentales a medida. Aprovechan el ciclo de vida de los documentos (papel, formato electrónico o microfilm) transformando la información en conocimiento útil que permite tomar las decisiones adecuadas.

ENTREVISTA

En una empresa como Sistemas Documentales cuyo core de negocio es la digitalización y custodia documental. ¿Qué importancia tiene para vosotros la seguridad de la información de vuestros clientes?

La seguridad es un elemento vital para nosotros, ya que la información que manejamos de nuestros clientes es muy confidencial en la mayoría de los casos y por lo tanto, tenemos que extremar las medidas con el objeto de salvaguardar la información que nos confían. Estas medidas no solo implican al personal en su forma de trabajo, sino a los métodos y protocolos que utilizamos para cualquier manejo de información.

Por otra parte, desde la perspectiva del cliente, ¿garantizar la seguridad de su información es un requisito exigido o es, en cambio, un valor añadido para el cliente?

Pues ambas cosas porque el cliente conoce en la mayoría de los casos la existencia de una legislación sobre seguridad en la información, ya que forma parte de la cultura general sobre protección de información y por lo tanto nos lo solicita, pero al mismo tiempo existen otras series de medidas que son complementarias y que efectivamente son un valor añadido para el cliente y por lo tanto, lo valora en su justa medida.

Por su modelo de negocio mucha de la documentación que custodia es especialmente sensible, incluso probablemente afectada por la LOPD ¿Qué opinión le merece la legislación vigente en materia de protección de datos?

Efectivamente la LOPD es la referencia a nivel nacional para la protección de datos automatizados y no automatizados, pero debido a los diferentes actores que intervienen y la conforman, como soportes, empresas, legislaciones autonómicas, estatal, tecnologías varias, la aplicación de unas u otras genera dudas. También es habitual, compartir cada vez más, información con países de nuestro entorno tecnológico, a nivel de contratos, operaciones comerciales, etc. que implican conocimiento de las reglamentaciones en materia de protección de datos y que es frecuente tener que acudir a especialistas en la materia para solventarlos.

Sistemas Documentales es una Pyme consolidada. En este tipo de empresas por norma general los empleados comparten funciones y disponen de mayor acceso a la información, en comparación con grandes organizaciones, donde existe una mayor segregación de tareas. ¿Considera importante la concienciación del empleado en materia de ciberseguridad?

Cualquier empleado de Sistemas Documentales firma un apartado en el que se le comunican todos los aspectos legales y medidas a tomar sobre la información personal y la de terceros que puede manejar en la actividad diaria. Por lo tanto desde ese momento es consciente de la confidencialidad y seguridad en cada una de las tareas que desarrolla.

A menudo una empresa debe apoyarse en numerosos proveedores para prestar sus servicios, compartiendo con ellos información especialmente sensible. En este sentido, ¿Cuál considera que es la mejor forma de garantizar la seguridad de nuestra información, cuando esta pasa por manos de proveedores?

Hay varias maneras de garantizar la seguridad: con soluciones de tipo legal como los acuerdos de confidencialidad, auditorías y las medidas derivadas de la legislación vigente en materia de LOPD y también las puramente técnicas basadas en la tecnología actual. Todas ellas son importantes y su aplicación por profesionales son clave para el éxito de las mismas.

Para finalizar Sistemas Documentales es un claro ejemplo de que la seguridad no es sólo cosa de "las grandes". ¿Qué retos plantea para una empresa de su tamaño garantizar la seguridad de los servicios que ofrece?

Los retos son constantes ya que la información de los clientes crece de forma exponencial, por lo que las medidas a adoptar en seguridad han de ser cada vez más sofisticadas y por lo tanto la inversión en equipamiento y software específico es cada vez mayor. Las amenazas y riesgos están ahí para todos, y por lo tanto es responsabilidad de los gestores el controlarlos en la medida de lo posible. Eso implica también al personal de Sistemas Documentales que ha de estar más formado y preparado para estos retos.

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