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¡La privacidad de tus clientes es importante para ellos y para ti!

Publicado el 26/01/2015, por INCIBE
¡La privacidad de tus clientes es importante para ellos y para ti!

La protección de la privacidad de nuestros clientes o potenciales clientes es más que una obligación legal. Es además una obligación moral, y una condición necesaria para el éxito. Que nuestros clientes sepan que una empresa se preocupa por nuestra información es, sin duda alguna, un aliciente para seguir confiando en ella en el futuro.

La protección de los datos personales como elemento vital para el éxito de cualquier actividad, no puede limitarse a una mera declaración de intenciones. En España cualquier organización está obligada a cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y su reglamento de desarrollo. Estos documentos establecen de manera exhaustiva las medidas técnicas, legales y organizativas necesarias para garantizar la privacidad de nuestros clientes. Es decir, proteger su información personal.

Pero, ¿qué es un dato personal? Es cualquier tipo de información, en cualquier tipo de soporte, que pertenezca a una persona «identificada o identificable»: una fotografía es un dato de carácter personal dado que nos permite identificar a la persona. Pero también lo es la talla del pie de esa persona cuando está apuntada en el reverso de la fotografía. No lo será, sin embargo, el dato de que el 35% de nuestros clientes utilizan una talla 41.

¿Qué medidas debemos y podemos adoptar para garantizar la seguridad de los datos de nuestros clientes, es decir su privacidad?

  • La primera de ellas es implantar todas las medidas técnicas necesarias para proteger su información. No sólo aquellas que nos obliga la legislación, sino también cualquier otra que consideremos necesaria o coherente; la ley no exige que almacenemos los datos financieros de los clientes cifrados, pero puede ser una buena medida a adoptar.

  • Debemos informar a nuestros clientes de la información que recopilamos y almacenamos, para qué la vamos a utilizar y porqué es necesario que lo hagamos, sin hacer uso de complejas fórmulas legales. Simplemente el qué, el para qué y el porqué.

    Esto no significa solicitar consentimiento a nuestro cliente, sino informar. Para prestar un servicio necesitamos determinada información y no es necesario solicitar autorización expresa. Por ejemplo, para enviar un paquete a un cliente hemos de conocer su dirección postal y si no nos la indica, no podremos prestar el servicio.

  • Ese qué previo deberá ser siempre coherente con el para qué: el motivo para el cual recogemos la información. En varios sentidos:

    • Si tenemos una web de venta de libros online, es normal que recopilemos la dirección postal de nuestros clientes para enviar sus pedidos, pero no la matrícula de su coche.

    • No podemos utilizar la información recogida para otra finalidad. Podemos solicitar el correo electrónico para informar de la próxima recepción de un paquete, pero no para enviar correos promocionales.

  • Debemos informar al cliente de que tiene el derecho (con algunas excepciones lógicas), de conocer cuál es esa información, pedir que la modifiquemos o incluso que la borremos. Es necesario proporcionarle medios para ejercer estos derechos de una manera gratuita.

  • Hay que garantizar que la información personal que gestionamos es correcta y está actualizada. Eso nos permitirá dar un mejor servicio a nuestros clientes y facilitará las gestiones que hagamos con ellos.

  • Estamos obligados, cuando no exista ninguna razón en contra (una ley, por ejemplo), a eliminar aquella información que ya no sea necesaria. Por ejemplo porque hayamos dejado de prestar un servicio, como una librería que deja de prestar un servicio de venta online. A partir de ese momento el comercio ya no necesita las direcciones postales de sus clientes.

  • Si deseamos mantener una determinada información por razones históricas o estadísticas, debemos «disociarla» o «anonimizarla», de modo que deje de ser un dato personal. Por ejemplo, si queremos saber de dónde proceden nuestros clientes, podemos eliminar la información personal pero mantener el código postal.

  • No podemos ceder la información de nuestros clientes a otras empresas u organizaciones sin causa justificada. Y debemos saber que estas causas justificadas están reflejadas legalmente.

  • Por último, determinada información está considerada como especialmente sensible. En concreto, aquella cuya divulgación podría suponer una discriminación para la persona. Por ejemplo, datos de salud, orientación sexual, creencias religiosas o políticas, entre otras.

    En estos casos, si es imprescindible recopilar esa información, debemos informar específicamente de ello y recabar el consentimiento expreso, como no es necesario por ejemplo con el nombre y apellidos.

Esta es una muestra de las principales medidas que debemos adoptar para garantizar la privacidad de nuestros clientes: la seguridad de sus datos personales. Existen excepciones y su aplicación es más o menos compleja en función del tamaño y actividad de nuestra empresa, pero en general son evidentes y en lo básico, sencillas de cumplir.

Repasemos para acabar los principales elementos que debe recoger nuestra política de privacidad:

  • El detalle de la información del usuario que se va a recoger y la finalidad a la que se destinará la información.

  • Los medios a través de los que se recogerá la información (formularios en la página web, e-mail enviados por los usuarios, cookies, etc.).

  • Los derechos que el usuario tiene sobre esa información y el medio de ejercerlos.

  • El deber del usuario de que la información proporcionada sea veraz y actual.

  • La descripción de las medidas de seguridad básicas adoptadas para proteger los datos personales.

  • El compromiso de no ceder ni vender la información proporcionada por el usuario, en su caso.

Este 28 de enero se celebra el día internacional de la privacidad, así que aprovecha la ocasión para revisar el funcionamiento de estas medidas en tu empresa o ponerlas en marcha ¡La privacidad de tus clientes es importante para ellos y para ti!