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¿Sabes proteger tu empresa en las redes sociales?

Publicado el 16/03/2015, por INCIBE
proteger tu empresa en las redes sociales

Las redes sociales se han convertido en un elemento indiscutible y central en la vida digital de muchas personas, tanto en el ámbito personal como en el profesional. A través de ellas establecemos vínculos con otras personas, compartimos fotografías, opiniones, intereses, y cualquier aspecto que nos resulte interesante. Es por ello que también nuestras empresas se encuentran presentes en las redes sociales; de forma directa a través de sus propios perfiles como marca, o de forma indirecta a través los perfiles profesionales de las personas que trabajan en ella. Este escenario hace que sea tan relevante el saber cómo gestionar las redes internamente en las empresas.

Nos hemos preguntado alguna vez ¿qué pasaría si no gestionáramos correctamente el uso de las redes sociales en nuestra empresa? ¿A qué riesgos nos exponemos si no se hace una gestión adecuada? Sin duda alguna nos exponemos a una posible fuga de información, aunque no el único riesgo al que estamos expuestos.

Señales redes socialesSi en las redes sociales, la identidad online de una empresa no se gestiona adecuadamente pueden producirse daños importantes en su imagen corporativa, que derivarán en pérdidas de confianza de los clientes y provocará en definitiva, pérdidas económicas. Por este motivo, para gestionar la identidad online de las empresas, surge la figura de community manager. Esta figura, ya sea personal de interna de la organización o subcontratada a un tercero, pero siempre se encontrará sujeta a procesos internos y directrices de seguridad de la empresa. Sin embargo, cuando hablamos de los empleados, la situación se vuelve algo más compleja.

Para evitar que se produzcan fugas de información corporativas por el uso de las redes sociales lo primero que debemos hacer es establecer una política interna de uso de redes sociales. Es necesario establecer unas obligaciones y recomendaciones para que el empleado con actividad en las redes sociales haga un uso adecuado de éstas sin poner en riesgo el funcionamiento, la reputación y la información de la empresa. Es recomendable apoyarse de asesoramiento legal para que la política se ajuste a la normativa legal.

Además, deberemos de acompañar la política de una guía de buenas prácticas, que establezca las reglas, recomendaciones y acciones concretas, que permitan la prevención de problemas dentro de la organización.

  • Indicar que se ha de cambiar la contraseña con cierta frecuencia y prohibir su reutilización en otros servicios, configuración adecuada de la privacidad.
  • Los nombres, logotipos y marcas de la empresa son distintivos registrados. En caso de hacer uso de ellos se debe de tener especial cuidado con el uso que se les da.
  • Evitar escribir en las redes sociales dando a entender que se actúa como portavoz de las opiniones o posición oficial de la empresa, a no ser que se disponga de autorización para ello.
  • Indicar en el caso de emitir opiniones personales de carácter político, religioso o ideológico en redes abiertas, profesionales o mixtas, que tales opiniones son personales y no representan a la empresa.
  • Evitar criticar de manera irresponsable y sin argumentos productos o proyectos de la competencia.
  • Evitar entrar en debates y discusiones con clientes o potenciales clientes a través de las redes sociales.
  • No utilizar el correo corporativo para darse de alta en una red social. Usar siempre en estos casos una cuenta creada para tal fin, como por ejemplo, gestiondemisredes@correo.com.
  • Evitar dar información confidencial sobre la organización o información que pueda usar la competencia.
  • Evitar publicar fotos donde se muestre el logo, o información de la empresa siempre que no se esté autorizado para ello.

Community manager

Es importante que los empleados conozcan la política, normativa, buenas prácticas y en definitiva las reglas definidas, los usos permitidos de las redes sociales y las posibles sanciones de un uso indebido. Además, es recomendable que en ellas se diferencien claramente dos escenarios de uso de las redes sociales, una para el trabajo y otra para su uso extralaboral que pueda estar vinculado con su actividad laboral.

Como particularidad para los perfiles asociados a nuestra marca de empresa, debemos tener presente que debemos hacerlo siempre utilizando un correo corporativo y nunca personal. En el caso de una pequeña empresa, esta recomendación se hace más relevante, y evitaremos mezclar los contactos profesionales con los personales, ya que no tenemos control sobre lo que pueden escribir nuestros amigos de nosotros.

Las redes sociales nos abren un nuevo entorno colaborativo y dinámico con proveedores, clientes y demás profesionales. Debemos de aprovechar estos beneficios que nos brindan los nuevos canales divulgativos.

¡Hagámoslo, pero siempre con CIBERSEGURIDAD!