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¿Sabes cómo utilizar la firma electrónica?

Publicado el 06/08/2019, por INCIBE
¿Sabes cómo utilizar la firma electrónica?

Actualmente, se podría afirmar que cualquier empresa, sea del ámbito que sea,  utiliza documentación digital para su actividad diaria. Además, la propia evolución hacia un mundo interconectado ha llevado a pequeñas y medianas empresas, que en un principio eran reticentes al uso de ciertas innovaciones tecnológicas, ya fuera por desconocimiento o por desconfianza, a digitalizar, progresivamente, su actividad. 

Uno de los mayores avances para garantizar la autenticidad, integridad y no repudio de la documentación digital es la firma electrónica que utiliza certificados digitales. La firma electrónica permite garantizar la identidad de la entidad firmante, así como la integridad del documento firmado, es decir, certifica que dicho documento no ha sido modificado. 

Si te estás preguntando qué hay que hacer para poder utilizar la firma electrónica en un documento, te lo vamos a contar paso a paso en este artículo.

Los certificados electrónicos

Para poder realizar firma electrónica, previamente, será necesario contar con un certificado digital como los de la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre o el del DNI electrónico, que autentica, —mediante una pareja de claves en un fichero software o en tarjeta— la identidad (como persona física o jurídica) del firmante. Estos certificados, son emitidos por una entidad emisora de certificados que dan fe de que el portador del certificado es quien dice ser. Existen varias autoridades de certificación: la citada FNMT, la Agencia de Tecnología y Certificación Electrónica de la Generalitat Valenciana, la Agència Catalana de Certificació, la Dirección General de la Policía (para el DNI), etc. Si ya dispones de un certificado y quieres comprobar su validez, firmar, visualizar o validar una firma puedes utilizar los servicios del portal de firma electrónica.

Las entidades certificadoras expiden distintos tipos de certificados, dependiendo de si el solicitante es un ciudadano, un representante de una empresa (persona jurídica, de entidad sin personalidad jurídica y, para administradores únicos y solidarios) o un empleado público. 

En caso de no contar con un certificado electrónico, el primer paso será solicitarlo. Los pasos que hay que seguir para realizar dicha solicitud son los siguientes:

  1. Realizar una solicitud online. Al final de este proceso se obtiene un código que será necesario para poder acreditar tu identidad.
  2. Presentarse en una Oficina de Registro para acreditar tu identidad. Para el DNI tendrás que personarte en las oficinas de la D. G. de la Policía. Si solicitas un certificado de representante de una empresa, además debes acreditar la existencia de la entidad, que tienes el poder de representación y su vigencia. La Agencia Tributaria actúa como Oficina de Registro de los certificados emitidos por la FNMT. También hay Oficinas de Registro en la Comisión Nacional del Mercado de Valores o en la Comunidad Foral de Navarra. Puedes buscar la Oficina de Registro para acreditar tu identidad en el mapa de la FNMT-RCM.
  3. Descargar el Certificado. Para ello, habrá sido necesario realizar el registro presencial y estar en posesión del código obtenido en el primer paso que permitirá descargar el certificado vía Internet.

La firma electrónica

Una firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que acompañan o que están asociados a un documento electrónico, y que además identifican al firmante de manera inequívoca, certifican la integridad del documento y aseguran que el firmante no puede repudiar lo firmado.

Una de las características más útiles que puede ir asociada a la firma electrónica es lo que se conoce como «sellado en el tiempo». Se trata de un método para probar que un conjunto de datos (en este caso, la firma que se ha realizado) existió en un momento determinado (fecha y hora). El sellado de tiempo es aportado por un tercero de confianza conocido como Autoridad de Sellado de Tiempo.

Si vas a trabajar con documentos de firma electrónica, es muy importante comprobar que los datos firmados se corresponden con los originales y que el certificado, con el que se firma, es válido. Para comprobar la validez de los certificados y firmas, así como validarlas y visualizarlas, deberás utilizar los servicios suministrados por VALIDe

Cómo firmar

Si ya cuentas con tu certificado digital, podrás comenzar a firmar documentos. La firma electrónica en documentos se puede realizar de dos formas:

  • online, a través de un servicio de verificación y generación de firmas electrónicas como es VALIDe;
  • a través de aplicaciones de firma electrónica o de ofimática que, tras ser descargadas y ejecutadas en un ordenador, permitirán realizar firmas de documentación sin la necesidad de estar conectado a Internet. 

Firma a través de aplicaciones

La principal ventaja que ofrece una firma offline, es la posibilidad de firmar, cofirmar y contrafirmar, así como realizar acciones de cifrado y descifrado de documentos, previo a una conexión que permita el envío de los mismos a través de Internet. 

Algunas aplicaciones podrían ser las siguientes:

  • AutoFirma. Se trata de una aplicación de firma electrónica, que al poder ser ejecutada desde el navegador, permite la firma en páginas de Administración Electrónica cuando se requiere dicha firma en un procedimiento administrativo. En el ejemplo que mostramos a continuación, se ha procedido a la firma de un documento mediante el DNI a través de los siguientes pasos:

Imagen que muestra de forma consecutiva, los pasos que son necesarios para firmar con DNI electrónico con la herramienta autorfirma.

  • Cliente eCofirma. En este caso, también hemos utilizado la firma a través del DNI, cuyos pasos serían los siguientes:

Imagen que muestra de forma consecutiva, los pasos que son necesarios para firmar con DNI electrónico con la herramienta econfirma.

Puedes encontrar otras aplicaciones y soluciones de firma electrónica en el Catálogo.

Cualquier empresa u organización que realice intercambio de documentos, ya sea con sus clientes, proveedores, socios o con las distintas Administraciones Públicas, deben contar con las suficientes garantías que atestigüen la veracidad del remitente y garanticen que no se haya modificado por el camino. Para ello, será necesario hacer uso de servicios de confianza como puede ser la firma electrónica