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Qué son los metadatos y cómo eliminarlos

Publicado el 16/08/2022, por Miriam Puente (INCIBE)
Carpeta de archivos

El concepto de metadatos hace referencia a datos que van junto a un fichero o documento, lo describen y no se ven a simple vista. Por ejemplo, para el caso de una fotografía tomada con un teléfono móvil tendremos, por una parte, el contenido de la fotografía (los 0 y 1 que conforman la imagen), y por otra, los metadatos, es decir, las coordenadas GPS donde fue tomada, el nombre de la cámara o si la imagen ha sido editada, entre otros.

Imagen con metadatos

En el caso de documentos ofimáticos creados con un editor de texto, hoja de cálculo o presentación, por ejemplo, los metadatos que generan estos programas suelen consistir, entre otros, en el nombre del autor del documento, la ruta interna en la que estaba alojado el archivo, el nombre de la organización y otros campos similares con información privada o interna de la empresa. De este modo, al enviar estos archivos a clientes y proveedores, si no borramos antes estos metadatos, estamos proporcionando una información extra que no sabemos cómo puede ser utilizada, en caso de caer en manos malintencionadas.

Si deseas hacer una prueba de la información que puedes estar compartiendo desde tu empresa, sigue el siguiente proceso. Escoge un documento de texto que tengas guardado en tu equipo de trabajo.

Haz clic sobre él con el botón derecho y elige la opción “Propiedades”. En la ventana que se abre a continuación clica en “Detalles” para ver los metadatos que acompañan a ese documento. El resultado será similar a lo mostrado en la siguiente imagen:

Visualizar metadatos

Si has realizado esta prueba, seguramente te hayas dado cuenta de que estabas compartiendo ciertos datos que antes te pasaban desapercibidos. Si a partir de ahora prefieres enviar todos tus documentos limpios de metadatos, busca la herramienta que más se adecue en cada caso de las que te mostramos en los siguientes ejemplos.

Para eliminar los metadatos de un archivo creado con Microsoft Office (Word, Excel y PowerPoint), en primer lugar, es necesario guardar el documento. Abre el documento y haz clic en el menú “Archivo”.
Menú archivo

Del menú que se despliega selecciona “Información” y haz clic en “Comprobar si hay problemas” e “Inspeccionar documento”.

Inspeccionar documento

Aparecerá un cuadro de diálogo con varias opciones, todas seleccionadas. Deja marcada únicamente la opción “Propiedades del documento e información personal” y, a continuación, pulsa en el botón “Inspeccionar”.

Propiedades del documento

El resultado es una ventana que nos advierte de que nuestro documento posee información personal en los metadatos. Para eliminarlos hacemos clic en “Quitar todo” y en “Cerrar” para finalizar.

Quitar todo

Ahora nuestro documento estará limpio de metadatos.

En un archivo no guardado

Para eliminar los metadatos de un archivo creado con LibreOffice abre el documento, haz clic en el menú “Herramientas” y después en “Opciones”. Para este ejemplo hemos utilizado una hoja de cálculo, pero el proceso es análogo para el resto de archivos creados con las demás aplicaciones LibreOffice.

Menú herramientas

En la siguiente ventana selecciona “Seguridad” y haz clic en el botón “Opciones”.

Seguridad - Opciones

En el siguiente cuadro de diálogo marca "Eliminar información personal al guardar" y clica en “Aceptar”.

Eliminar información personal

Una vez realizado este proceso, ya puedes guardar tus documentos sin que contengan datos personales.

En un archivo ya guardado

Para eliminar los metadatos de archivos ya existentes abre el documento en cuestión, haz clic en el menú “Archivo” y seguidamente en “Propiedades”. Se abrirá una nueva ventana.

Archivo - Propiedades

En la pestaña “General” haz clic en "Restablecer" y, a continuación, deselecciona la casilla "Utiliza datos de usuario". Finaliza el proceso en el botón “Aceptar”.

Restablecer

En primer lugar, abre el PDF con Adobe Acrobat Professional y en el menú “Archivo” elige la opción “Propiedades”.

Archivo - propiedades

En la nueva ventana que se visualiza selecciona la pestaña “Descripción” y pulsa el botón “Metadatos adicionales”.

Metadatos adicionales

Dentro de la nueva ventana, en la parte superior izquierda, pulsa en “Avanzado”. Selecciona cada una de las líneas que aparecen en la parte derecha de la ventana y pulsa el botón “Eliminar” después de repetir el proceso para cada una ellas. Una vez terminado, clica en “OK” para volver al documento.

Avanzado - Eliminar

Antes de comenzar, puntualizar que este método requiere algún conocimiento técnico más avanzado que los ejemplos anteriores y es posible que se necesiten permisos de administrador del sistema. El primer paso es la descarga e instalación del programa ExifTool. Para la realización de este ejemplo se ha descargado la versión para Windows.

Web ExifTool Accede a la carpeta “Descargas” o la ruta que tengas determinada para guardar tus archivos descargados. Descomprime el archivo como se muestra en la imagen o de manera similar si utilizas otro programa distinto al 7-Zip.

Descarga ExifTool

Para instalar ExifTool, y así utilizarlo desde la línea de comandos, continúa con los siguientes pasos.

Abre la carpeta que acabas de descomprimir, donde se encuentra el ejecutable del programa. Cambia el nombre de "exiftool(-k).exe" por "exiftool.exe" o "exiftool(-k)" a "exiftool" si las extensiones de los nombres de archivo están ocultas en tu sistema.

Mueve "exiftool.exe" al directorio "C:\WINDOWS" (o a cualquier otro directorio de su ruta), como se muestra en la siguiente imagen.

Ruta ExifTool

Ahora puedes ejecutar ExifTool a través de la consola de sistema. Para llegar al símbolo del sistema utiliza la lupa en el menú "Inicio" de Windows, escribe "cmd" y pulsa intro o haz clic en “Abrir”).

cmd

Una vez abierta la consola, accedemos a la ruta donde guardamos el programa ExifTool. Ahora podemos visualizar los metadatos del archivo que queramos con el comando “exiftool”, seguido de la ruta al archivo y su nombre junto con su extensión, todo escrito entre comillas.

Ver metadatos

De manera similar al paso anterior, si queremos eliminar los metadatos del documento en cuestión, escribimos el comando “exftool –all= ruta” y nombre del archivo, esta vez sin utilizar las comillas.

Borro metadatos

Una vez eliminados los metadatos podemos comprobar que el documento original sigue donde lo teníamos guardado con el terminador “_original” y ahora tenemos una copia de este sin metadatos. Si no es necesario recuperar el documento original, la opción más recomendable es que lo eliminemos y mantengamos el que no tiene metadatos.

Copia con metadatos

Para comprobar que se han eliminado los metadatos podemos repetir el paso de visualización. Esto garantiza que no ha habido ningún error en la limpieza antes de compartir el fichero.

Compruebo borrado

Ahora que eres consciente de la información que puedes estar compartiendo a través de los metadatos, no tienes excusa para poner en práctica alguno de estos métodos y eliminarlos. Protege tu información para proteger tu empresa.

Recuerda que puedes contactar con nosotros a través de la Línea de Ayuda en Ciberseguridad de INCIBE (017), los canales de mensajería instantánea de WhatsApp (900 116 117) y Telegram (@INCIBE017), o del formulario de contacto para empresas, que encontrarás en nuestra web. Expertos en la materia resolverán cualquier conflicto online relacionado con el uso de la tecnología y los dispositivos conectados.

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